MANUAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.

 

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. protege los datos personales de todos sus empleados, prestadores de servicios, clientes, proveedores, y de todos aquellos que de una y otra manera se encuentran vinculados con la Empresa. Por ello, dando alcance al Derecho Fundamental que tienen todas las personas a conservar su intimidad personal y familiar, al buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de las entidades públicas y privadas, y dando cumplimiento a lo consagrado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Régimen General de Datos”, a continuación se describen los lineamientos para el manejo de todos los datos personales.

Los principios y disposiciones contenidas en el presente Manual serán aplicables a todas las bases de datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.

1. ALCANCE.

El presente Manual aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

NOMBRE: EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. L Y L S.A.

NIT. 860531396-1.

DOMICILIO: Bogotá D.C.

DIRECCIÓN: Calle 15 No. 68D- 52.

CORREO ELECTRÓNICO: diradmin@lyl.com.co.

TELÉFONO: +57 (1) 7050250.

3. PRINCIPIOS APLICABLES.

LIBROS Y LIBROS S.A. aplicará los principios que se enuncian a continuación, para el debido tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales.

Legalidad: El tratamiento de datos se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes y, en especial, a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

Finalidad: El tratamiento de datos tendrá una finalidad legítima específica, y será informada previamente al Titular. 

Libertad: El tratamiento de datos se realizará previa autorización expresa del titular.

Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible

Transparencia: El Titular de los datos personales, podrá, en cualquier momento, y sin restricciones, obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento de los Datos Personales sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas autorizadas por la Ley.

Seguridad: La información sujeta a Tratamiento será debidamente manipulada y se aplicarán todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales se comprometen a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas la Ley.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES.

El Tratamiento de los datos personales requiere autorización previa e informada del Titular. Esta autorización podrá obtenerse de manera verbal o escrita. Una vez obtenida la autorización para el Tratamiento de los datos personales, el Titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. ejerce el Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. para el Tratamiento de sus datos personales.

 

3. Ser informado por parte de EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al Tratamiento de sus datos personales.

 

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que LIBROS Y LIBROS S.A. ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

 

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

Los derechos anteriormente descritos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

• Por el Titular de los datos personales.
• Por sus causahabientes, previa acreditación de tal calidad.
• Por el representante y/o apoderada, previa acreditación de tal calidad.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiera estipulado.

 

5. DEBERES DE LIBROS Y LIBROS S.A. COMO RESPONSABLE DE LOS TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES.

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. reconoce que los Datos Personales son de propiedad de los Titulares y que solamente ellos pueden decidir sobre los mismos. Para el uso debido de dichos datos, se atenderán con los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y demás normas concordantes.

El Responsable de los Tratamiento de datos, deberá:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular

 

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad descritas en el presente Manual para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

6. Adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

 

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta.

 

8. Exigir al Responsable de los Tratamientos de datos, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

1. Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular conforme a lo estipulado en la Ley y en el presente manual.

 

10. Informar al Responsable del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

11. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

 

50. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

1000. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

14. Usar el Tratamiento de datos personales solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultada debidamente y respetando, en todo momento, la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

6. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
   1.  GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN.

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento, exceptuando aquellos casos expresamente autorizados por la Ley. Según el caso, dicha autorización puede ser verbal, escrita, electrónica, a través de mensajes de datos, Internet, Sitios Web o en cualquier otro formato que permita garantizar su consulta. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará por el mismo medio. EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. informará a todos los Titulares de Datos Personales, lo siguiente:

1. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
2. Los derechos que le asisten como Titular.
3. Cuando la información verse sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes, se informará sobre el carácter facultativo de la respuesta.
4. Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.

 

1. 1. 1. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se implementarán archivos físicos o repositorios electrónicos.

1. 1. 2. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN.

 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

1. 2.  GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO.

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo, o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.

1. 3.  PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Los Titulares o sus causahabientes tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Los canales implementados para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva, son:

1. Comunicación dirigida a la Oficina ubicada en la Calle 15 No. 68D- 52, Bogotá- Colombia.
2. Solicitud presentada al correo electrónico: diradmin@lyl.com.co

 

El escrito deberá contener nombre, identificación, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección y los documentos que soportan la petición. Los términos para atender los procedimientos anteriormente descritos, están sujetos a los dispuesto en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

1. 1. 1. CONSULTAS.

Los Titulares o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual. El Procedimiento de Consulta se sujetará a las siguientes reglas:

1. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
2. La consulta y/o petición deberá solicitarse a través de los canales descritos en el numeral 6.3 de este Manual.
3. La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
4. Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
5. Las peticiones y/o consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.3.2. QUEJAS Y RECLAMOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud, que se sujetará a las siguientes reglas:

1. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
2.  La solicitud de queja y/o reclamo deberá solicitarse a través de los canales descritos en el numeral 6.3 de este Manual.
3. La solicitud de queja y/o reclamos debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
4.  Si la solicitud se presenta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
5. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.3.3. SUPRESIÓN DE DATOS.

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3.  Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. Sin embargo: el derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del Tratamiento de Datos Personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

7.3.4. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

1. Sobre la totalidad de finalidades consentidas, lo que significa que EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
2. Sobre ciertas finalidades consentidas. En este caso, EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A., deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

7. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.
   1.  RESPONSABLES.

El Responsable de la Base de Datos y/o su Tratamiento, es la persona que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de Ley.

EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. designa como responsable del Tratamiento de datos Personales al área de la Dirección Administrativa, quien recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, deberán dar el trámite a las respectivas solicitudes, cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente sobre Protección de datos Personales.

1. 2. ENCARGADOS.

LIBROS Y LIBROS S.A. actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actuarán como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.

1. 3. ENCARGADOS POR DEPENDENCIAS INTERNOS Y EXTERNOS.

BASE DE DATOS.	ENCARGADO.
EMPLEADOS.	JEFE DE GESTIÓN HUMANA.
PROVEEDORES (Internos, Agencias, Planta).	JEFE CADENA DE ABASTECIMIENTO.
PROVEEDORES (Presupuestos).	COORDINADOR PRESUPUESTO.
CARTERA.	JEFE DE CARTERA.
CLIENTES PÁGINA WEB.	JEFE DE CARTERA.
PLATAFORMA SABIOS.	COORDINADOR SOPORTE TÉCNICO.
MIIG.	COORDINADOR SOPORTE TÉCNICO.
CARPE DIEM.	DIRECCIÓN CAD.
VIDEOVIGILANCIA	JEFE DE GESTIÓN HUMANA.
CONTROL INGRESO	JEFE DE GESTIÓN HUMANA.
ARCHIVO Y CUSTODIA.	BOX AND LOCK S.A.S[1].

8. CLASIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS

LIBROS Y LIBROS S.A. clasifica sus Bases de datos, así:

1. 1.  EMPLEADOS.

Base de datos que contiene datos de personas naturales que se vinculan laboralmente con LIBROS Y LIBROS S.A. El Tratamiento de los Datos Personales tiene como fin dar cumplimiento a las obligaciones laborales de la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A., con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o en la ley.  

1. 2. PROVEEDORES.

Base de datos que contiene datos de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial con la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.,  para la adquisición de servicios y bienes demandados para su normal funcionamiento. Esta Base de Datos tiene como finalidad el desarrollo del objeto social de la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.S y de sus relaciones contractuales.

1. 3. CARTERA.

Base de datos que contiene datos de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial con la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. Esta Base de Datos tiene como finalidad el desarrollo del ejercicio de una gestión profesional de la cartera de clientes de la Editorial.

1. 4. CLIENTES PÁGINA WEB.

Base de datos que contiene datos de las personas naturales y jurídicas que realizan transacciones en la página web para la adquisición de productos que distribuye y comercializa EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A. A su vez, contiene los datos de las personas naturales y jurídicas que solicitan algún tipo de información sobre la Empresa, o realizan comentarios, quejas, reclamos y/o sugerencias.

1. 5. PLATAFORMA SABIOS.

Base de datos que contiene los datos de las personas naturales que ingresan a la Plataforma con el fin de comunicar, interactuar, y hacer seguimiento de las actividades escolares.

1. 6. MIIG.

Base de datos que contiene los datos de contacto de las personas de los colegios que tienen convenio con LIBROS Y LIBROS S.A., o que podrían vincularse a ella.

1. 7. CARPE DIEM.

Base de datos de los rectores y coordinadores estudiantiles de los colegios que están en fase de implementación o presentación del proyecto Carpe Diem, enfocado en lograr la sostenibilidad de los Centros Educativos.

1. 8.  VIDEOVIGILANCIA.

Base de datos de aquellas personas que ingresan a la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A., en calidad de trabajadores o visitantes, con fines de seguridad.

1. 9.  CONTROL INGRESO.

Base de datos de ingreso y salida de los empleados, de las instalaciones de la EDITORIAL LIBROS Y LIBROS S.A.

1. 10. ARCHIVO Y CUSTODIA.

Tercero encargado de custodiar y archivar las bases de datos de empleados inactivos y las bases de datos que contienen información que por mandato legal LIBROS Y LIBROS S.A. no puede depurar.  

9.  VIGENCIA.

El presente Manual de Política de Protección de Datos rige a partir del 17 de diciembre de 2018 y deroga cualquier versión anterior.

Las bases de datos en las que se registran los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y/o se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.